Tilbudslister integration

I GLASSHOUSE har du muligheden for at koble dig til et eksisterende projekt til tilbudslister.dk – eller oprette et nyt projekt automatisk – og skubbe data og bygningsdele og arbejder frem og tilbage mellem de to programmer.
På den måde kan du hurtigt oprette og opdaterer selv store og komplekse tilbudslister, samtidig med at du kan få data om tilbudslisteposter tilbage i journalen i GLASSHOUSE. Alt sammen funktioner som letter dit arbejde, og hjælper til større overblik.

GH + TL API keys
For at koble Glasshouse og Tilbudslister.dk sammen skal de to systemer bruge hinandens “API nøgler”. Disse både findes og indsættes i “Profil” opsætningen i de to systemer.

Den førte gang du ønsker at sammenkoble et tilbudslisteprojekt med et GLASSHOUSE projekt, skal du fortælle de to programmer hvordan de skal tale sammen. Det gør du på følgende måde, og skal kun gøres én gang – derefter virker det for alle dine fremtidige projekter:

  1. De to programmer taler automatisk sammen gennem programmernes digitale grænseflader, kaldet ‘API’er’. Du har som bruger en unik API nøgle, som programmerne kan bruge til at tale sammen med på en sikker måde.
    Du skal have fat i din unikke nøgle fra tilbudslister.dk. Den kan du finde mere information om på tilbudliser.dk’s hjælpeside.
  2. Når du har API nøglen fra tilbudslister.dk, skal du ind i din ‘Profil’ i GLASSHOUSE, som du finder i  Topmenuen under punktet ‘Bruger’. Dette punkt tager dig til dine brugerprofil.
    Ved at trykke på knappen ‘Ret’ i bunden af skærmen kan du redigere dine brugerindstillinger.
    Her sætter du din tilbudsliste API nøgle ind i feltet ‘Tenderlist api token’. Når du har gjort dette trykker du ‘Opdater profil’.
  3. Herefter kopierer du fra samme side din “API Key” (dvs din Glasshouse API nøgle), og går tilbage til Tilbudslister.dk profil siden, og indsætter denne i feltet “Glasshouse API Token”, og trykker “Opdater” for at gemme ændringen.

Programmerne er nu knyttet sammen, og ved derved hvordan de skal kommunikere.

Nu kan vi oprette eller tilknytte vores Tilbudslise og GLASSHOUSE projekter.
Dette gøres på følgende måde:

I Glasshouse kan du opsætte integrationen til tilbudslister, så du kan vælge et Journal View der skal synkroniseres, og præcis angive hvilken data der skal anvendes hvor, og hvordan en evt opdeling og gruppering af lister og poster skal foregå.

  1. Vælg punktet ‘Tilbudslister integration’ i menuen ‘Projektindstillinger’, som du kan finde i Topmenuen.
    Dette vil bringe dig til siden Tilbudslister app integration.
  2. Her vil du blive præsenteret for en drop-down menu, med én eller flere mulige valg til hvilket projekt i tilbudslister,dk du vil knytte dit nuværende GLASSHOUSE projekt til.
    • Du vil altid have muligheden for at vælge ‘Nyt projekt’. Gør du dette oprettet GLASSHOUSE automatisk et nyt projekt i tilbudslister.dk, med samme navn som GLASSHOUSE projektet.
    • Har du allerede ét eller flere projekter i tilbudslister.dk, har du mulighed for at vælge et af disse til sammenkoblingen.
  3. Når du har truffet dit valg i drop-down menuen, trykker du på knappen ‘Link med TIlbudslister’, og nu er de to projekter knyttet sammen.
  4. Før vi skubber data fra GLASSHOUSE til tilbudslister.dk første gang har vi muligheden for at fortælle hvilke kolonner i GLASSHOUSE journalen der skal matche hvilke kolonner i tilbudslister.dk.
    Dette sker under punktet ‘Mapping Skema’ på Tilbusliste integrations siden.
    I kolonnen til venstre kan du se de kolonner der er i GLASSHOUSE journalen, og til højre kan vælges kolonnerne i tilbudslister.dk. Det skal noteres at fortryder du opsætningen på de andre kolonner, kan du altid lave den om senere.
    Noter at de 3 kolonner ‘Identifikation’, ‘Mængde’ og ‘Enhed’ er stillet på forhånd og ikke kan ændres.
  5. Herudover har du mulighed for automatisk at sortere, opdele og grupperer posterne på forskellige lister, eller i grupper i Tilbudslister.dk.
    Til dette bruger du funktionerne:
  1. Sort entries by
    Her kan du vælge én eller flere egenskaber, som posterne skal grupperes efter.
    Dette kan f.eks. være efter navn eller Identifikation.
  2. Group entries by
    Her kan du vægle en eller flere egenskaber, som posterne skal grupperes efter på de enkelte tilbudslister på Tilbudslister.dk. Du kan gruppere i flere niveauer.
    Dette kan f.eks. være at du på listen “døre” vil gruppere først i for at opdele først i grupperne “Standard døre” og “branddøre”, for herefter yderligere opdele i grupperne “Enkeltdøre” og “Dobbeltdøre”.
  3. Target List name
    Her kan du vælge en eller flere egenskaber, som opretter enkelte tilbudslister i Tilbudslister.dk projektet, og fordeler posterne herpå.
    Det kan f.eks. anvendes til at opdele i tilbudslister for “Tømrer”, “Murer”, “Ventilation”, “Betonelementer” etc.

Når alting er indstillet som du ønsker det, trykker du ‘Save mapping’ og opsætningen mellem de to systemer er nu færdiggjort.
Du kan nu trykker du på ‘Synkroniser med Tilbudslister app’ knappen, og al information fra Journalen vil nu blive ført over i tilbudslister.dk.

Hvis du går tilbage til journalen kan du nu se at kolonnen ‘Tilbudsliste post’ er blevet udfyldt med det matchende post nr. i tilbudslisten for alle bygningsdelene.

Ønsker du at ændre i rækkefølgen på bygningsdelene på tilbudslisten og/eller dele posterne op i lister med forskellige temaer (f.eks ‘Tømrer’, ‘Murer’ etc.) gøres dette i tilbudslister.dk. Du kan læse meget mere om dette på tilbudslister.dk’s hjælpesider.

Løbende ændringer

Når du tilføjer nye bygningsdele i journalen, eller har flyttet rundt på posterne i tilbudslister.dk, kan du let opdatere både GLASSHOUSE og tilbudslister.dk ved at vælge ‘Synkroniser med tilbudslister’, som findes både på ‘Tilbudsliste integration’ siden, samt i indstillinger menuen i journalen (Knappen med det lille tandhjul til højre over selve journalen).

Når du arbejder med synkronisering mellem GLASSHOUSE og tilbudslister.dk skal du være opmærksom på følgende:

  • Ny bygningsdele fra journalen bliver ved synkronisering placeret i bunden af de respektive lister og grupper i tilbudslister.dk. Herfra kan du flytte dem til den ønskede liste og placering. Nye poster vil derfor ikke nødvendigvis overholde sorteringsopsætningen.
  • Nye poster oprettet i tilbudslister bliver ikke ført tilbage til GLASSHOUSE. Det kan derfor være en fordel at oprette alle poster i journalen i GLASSHOUSE.
  • Slettes poster fra GLASSHOUSE i tilbudslister.dk vil disse blive genoprettet i tilbudslister.dk ved næste synkronisering.
    Det kan derfor være en fordel at placere uønskede bygningsdele i en liste placeret i ‘bunden’ af tilbudslisteprojektet, for at sikre overblikket. Denne liste sendes så ikke med ud i udbuddet.